Le registre unique du personnel (RUP) est un document administratif obligatoire qui constitue la mémoire de l’activité sociale de l’entreprise. C’est un outil de contrôle essentiel pour l’administration du travail.
Rôle et finalité du registre
Le registre unique du personnel a trois objectifs principaux :
– Tracer les mouvements de personnel : il répertorie toutes les embauches et sorties, dans l’ordre chronologique.
– Garantir la transparence des emplois dans l’entreprise : il permet de vérifier la régularité de chaque situation (contrat, nationalité, autorisation de travail, etc.).
– Faciliter les contrôles administratifs : il est consulté lors des inspections du travail, contrôles URSSAF ou enquêtes liées au droit du travail.
En pratique, le RUP sert à attester que les personnes employées le sont dans un cadre légal et que les obligations de l’employeur sont respectées.
Quels sont les employeurs concernés?
Tous les employeurs sont concernés sauf les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.
Qui doit être inscrit dans le registre ?
Le registre doit mentionner toutes les personnes travaillant dans l’entreprise, quel que soit leur statut.
Cela inclut :
– les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD) ;
– les apprentis et contrats de professionnalisation ;
– les intérimaires (avec le nom de leur entreprise de travail temporaire) ;
– les travailleurs détachés ou mis à disposition par une autre société ;
– les stagiaires (avec des mentions spécifiques) ;
– les salariés à temps partiel, saisonniers ou occasionnels.
Chaque entrée et chaque sortie doivent être enregistrées sans délai, dans l’ordre réel des événements.
Même les salariés absents (maladie, congé parental, etc.) demeurent inscrits jusqu’à la fin de leur contrat.
Mentions obligatoires à renseigner
Selon l’article D1221-23 du Code du travail, le registre doit contenir pour chaque salarié :
| Catégorie d’information | Détails à mentionner |
| Identité | Nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe |
| Emploi | Poste occupé, qualification, date d’entrée et de sortie |
| Contrat | Nature du contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, etc.) |
| Situation spécifique | Autorisation de travail pour les étrangers |
| Stagiaires | Dates de stage, nom de l’établissement d’enseignement, tuteur, lieu du stage |
| Intérimaires | Nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire |
Il est recommandé d’ajouter des informations complémentaires internes (numéro de matricule, service, type de contrat, taux horaire, etc.) pour un meilleur suivi RH, même si elles ne sont pas obligatoires.
Format et tenue du registre
Le registre peut être :
– tenu sur papier, dans un registre relié, avec des inscriptions indélébiles, ou
– tenu sous forme électronique, via un logiciel de gestion RH ou un tableur, à condition que les données soient inaltérables, datées et sécurisées, mais aussi qu’elles puissent être présentées immédiatement en cas de contrôle de l’inspection du travail.
Attention : un simple fichier Excel modifiable sans protection ne répond pas aux exigences légales de fiabilité et d’horodatage.
Conservation et transmission
Le registre unique du personnel doit être conservé pendant au moins 5 ans à compter du départ du salarié concerné.
En cas de cession ou de transfert d’entreprise, il doit être remis au nouvel employeur pour assurer la continuité des données sociales.
Sanctions en cas d’absence ou d’erreur
Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à :
– une amende administrative de 750 € par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail) ;
– d’éventuelles poursuites pour travail dissimulé si l’absence d’inscription traduit une volonté de dissimulation.
Ces sanctions peuvent être cumulées et aggravées en cas de récidive ou de fraude.
Attention : cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
De plus, si le registre n’est pas mis à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail directement dans l’établissement employant des salariés (et qu’il est, par exemple, uniquement tenu au siège social), cela constitue un délit d’entrave à l’exercice de leurs fonctions (arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012).
Conseils pratiques de gestion
Pour assurer la conformité du registre, il est recommandé de :
– mettre à jour le registre à chaque événement RH (embauche, départ, changement de contrat) ;
– désigner une personne référente RH chargée de sa tenue ;
– vérifier la cohérence entre le RUP, les déclarations sociales (DSN) et les contrats de travail ;
– protéger les données personnelles conformément au RGPD ;
– sauvegarder régulièrement le registre s’il est informatisé.
Certaines solutions RH intègrent automatiquement la mise à jour du registre à partir de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), simplifiant la conformité.
Bon à savoir
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